5 bonnes résolutions pour éviter les drames administratifs en 2025 😱

Des drames administratifs, au centre d’aide, nous en voyons passer 😢

Ils nous serrent le cœur. Alors pour vous souhaiter la bonne année, nous avons décidé de vous donner les 5 astuces pour éviter les complications les plus courantes que peuvent rencontrer les sages-femmes en libéral.

1. Garder sa CPS pour soi

🪥 Une Carte de Professionnel de Santé (CPS), c’est comme une brosse à dents, ça ne se partage pas.

Votre CPS garantit votre identité et votre qualité de sage-femme (article R161-58 du Code de la Sécurité Sociale). Il équivaut à une signature manuscrite.

En fait, c’est pire que de prêter une brosse à dents. Si vous laissez une autre sage-femme utiliser votre CPS, c’est votre responsabilité qui est engagée à la place de la sienne.

👉 Une CPS = une sage-femme, même en cas de remplacement. Il n’y a pas de place pour la phobie administrative, c’est trop risqué.

Pour l’identifiant et le mot de passe de vos logiciels, c’est la même chose. Même chose bien sûr pour l’accès à votre boîte mail.

🚨 Le drame évité : les sages-femmes ont trois grandes familles de responsabilités : civile, disciplinaire et pénale. Avoir une de ces responsabilités mise en cause promet un moment variant sur une échelle de désagréable 😥 à dramatique 😭.

Ps. Lors d’un prêt de brosse à dents ou d’un baiser, 80 millions de bactéries sont échangées. Le brossage de dents est pire, puisque la contamination par le sang entre en jeu via les micro-plaies de la gencive 🪥

2. Émettre ses FSE au fur et à mesure

Procrastiner. Verbe intransitif 1er groupe : prendre son courage à demain.

⏰ Les journées de sage-femme sont bien remplies. Il est vraiment tentant de repousser l’envoi de ses Feuilles de Soins Électroniques (FSE) à plus tard.

Et pourtant, vous allez vous simplifier la vie si vous réussissez à faire un peu de comptabilité chaque jour :

• Lotir et émettre ses FSE et leurs pièces justificatives ;
• Répertorier les feuilles de soins papier ;
• Noter ses éventuelles indemnités kilométriques et frais de blanchissage.

De toute façon, le délai maximal SCOR (SCannérisation des ORdonnances) pour envoyer vos pièces justificatives est de 30 jours après émission de la FSE. Plus vous attendez, plus les montants concernés sont importants, et moins vous aurez de latitude en cas de pépin (par exemple, un bug de réception côté CPAM, une erreur de saisie, etc.)

🚨 Le drame évité : des relances dans votre boîte aux lettres, des documents à faire parvenir par courrier, des musiques de répondeur CPAM infernales 👹, et surtout, des paiements qui n’arrivent pas.

Si vous utilisez Maieuticapp et que vous voulez en savoir plus sur les pièces jointes SCOR, c’est par ici.

3. Sécuriser ses accès avec un gestionnaire de mots de passe

📃 Et si 2025 était l’année de disparition des mots de passes cachés dans un carnet ou perdus sur des post-its ?

Il y en a toujours plus à retenir. Il y a ceux avec “un caractère spécial mais pas de @”. Ceux avec “une majuscule un chiffre et une minuscule”. Ceux qui sont “trop faibles".

Bref, les mots ne passent plus. Enfin si, ils circulent. Les hackers ont publié ou vendu plus de 10 milliards de mots de passes volés sur le dark web ces 20 dernières années. Il faut à un pirate 2 minutes pour trouver un mot de passe “simple” de 5 lettres. Sans parler des “123456”, “marseille” ou “doudou” 🧸

Voilà qui fait bien trop de charge mentale. Avez-vous songé à confier le problème à un gestionnaire de mot de passe ?

Ces petits logiciels s’intègrent à votre navigateur Internet et votre smartphone, et font le travail pour vous. Ils sont sûrs et simples à utiliser.

🚨 Le drame évité : la violation de données médicales. En cas de vol de votre mot de passe, vous avez l’obligation d’informer directement vos patients et patientes du fait que leurs données ont été compromises. Encore faut-il s’en être rendu compte.

Selon nous, les heures passées à réinitialiser vos mots de passe ou à les chercher partout sont aussi un petit drame en soi.

ℹ️ Chez Maieuticapp par exemple, nous utilisons 1password (à partir de 2,65€/mois). Ils ne nous ont rien donné pour leur faire de la pub. Disons que c’est une manière de les remercier de nous avoir sauvé des papiers égarés.

4. Avoir les bons réflexes à la réception d’une nouvelle CPS

“Toc ! toc ! – Qui est là ? – Votre nouvelle CPS. Je suis de retour ! – Arg. Ok. Je vais ouvrir, mais laissez-moi me préparer un peu…”

C’est l’ANS qui envoie les CPS. Les occasions ne manquent pas :

• l’obtention du diplôme de sage-femme ;
• l’installation en profession libérale ;
• le renouvellement automatique (tous les 3 ans) ;
• l’ajout d’un statut pour effectuer des remplacements ;
• le changement de lieu d’exercice, même si vous restez dans la même rue ;
• l’ouverture d’un second cabinet ;
• Etc.

✈️ Comme la CPS sert de signature pour l’émission de vos feuilles de soins, chaque changement est une période de risque administratif et financier. Comme une zone de turbulence en avion.

Voici nos consignes de sécurité pour traverser la tempête sans encombres :

1. Conserver son code porteur à 4 chiffres et son de code déblocage à 8 chiffres dans un endroit sûr (pourquoi pas un gestionnaire de mot de passe 😉). Vous les recevrez par courrier.
2. Lotir et émettre les FSE effectuées avec l’ancienne CPS.
3. Contacter son éditeur de logiciel pour mettre à jour ses informations sans tarder.
4. Ne plus JAMAIS utiliser l’ancienne CPS. Le mieux, c’est de la détruire 💀✂️

Si vous utilisez Maieuticapp, vous trouverez l’essentiel à connaître sur la CPS ici.

🚨 Le drame évité : voir toutes vos FSE retoquées. Devoir toutes les refaire au lieu de chiller devant Netflix le samedi.

5. Assurer son taux de dégradé pour le FAMI

Comme chaque année, on a à peine le temps de souhaiter ses vœux qu’il faut déclarer ses indicateurs FAMI (Forfait d'Aide à la Modernisation et Informatisation du cabinet professionnel).

Parmi eux, atteindre un taux de feuilles de soins électroniques (FSE) télétransmises supérieur ou égal à 70%. Vous devez avoir fait moins de 30% de feuilles de soins papier ou de FSE en dégradé l’année précédente.

Sauf qu’il n’y a pas de repères, pas de compteur, à part cette petite inquiétude dans un coin de votre ventre. Vous avancez à l’aveuglette.

😎 Spoiler : nous travaillons sur un compteur dans Maieuticapp pour avoir une tendance en temps réel.

Notre astuce pour 2025 si vous êtes inquiets ou inquiètes :

• Regrouper au maximum vos FSE dégradées au sein d’une FSE globale. Par exemple, si vous avez 3 consultations en FSE dégradées, elles ne compteront que pour 1.
• À l’inverse, dégrouper vos FSE en SESAM VITALE. Par exemple, si vous avez fait 3 rendez-vous de suivi, les créer chacun séparément. Ils compteront bien pour 3.

🚨 Le drame évité : ne pas valider ses indicateurs FAMI et perdre son forfait socle de 490€.

Toute l’équipe Maieuticapp vous souhaite une belle année 2025 : charge mentale réduite au minimum, galères administratives inexistantes et patientèle source d’épanouissement 😘